DSGVO-konforme Integration

Diese Anleitung zeigt, wie Sie den Chatvise-Chatbot DSGVO-konform einsetzen.
Sie behandelt alle relevanten Punkte zu Datenschutzerklärung, Einwilligung, AV-Vertrag, technischer Integration und Einstellungen im Dashboard.

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1. Datenschutzerklärung

Ergänzen Sie Ihre eigene Datenschutzerklärung um die Nutzung des Chatvise-Chatbots.
Die folgenden Punkte müssen in der Datenschutzerklärung berücksichtigt sein, nicht alle Angaben, wie z.B. Betroffenenrechten oder Kontaktdaten des Verantwortlichen, müssen zwingend im Chatbot-Abschnitt selbst stehen, sofern sie an anderer Stelle der Datenschutzerklärung transparent geregelt sind:

1. Datenkategorien
   Beschreiben Sie, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden z. B. Inhalte von Chatnachrichten, freiwillig eingegebene Angaben (Name, E-Mail, Telefonnummer) oder technische Metadaten wie IP-Adresse und Zeitstempel.

2. Zweck der Verarbeitung
   Erklären Sie, warum die Daten erhoben werden etwa zur Beantwortung von Anfragen, Kundenkommunikation, Support-Abwicklung oder Produktberatung.

3. Rechtsgrundlage
   Geben Sie an, auf welcher Grundlage die Verarbeitung erfolgt typischerweise

   • Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), wenn Nutzer:innen aktiv Daten eingeben, oder
   • berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bei rein technischen, anonymen Chat-Interaktionen.

4. Speicherdauer
   Definieren Sie, wie lange Chat-Daten gespeichert werden.
   Beispiel: „Chatverläufe werden automatisch nach [X Tagen] gelöscht.“
   (Die Löschfrist kann im Chatvise-Dashboard individuell festgelegt werden.)

5. Empfänger der Daten
   Nennen Sie, an wen die Daten ggf. übermittelt werden z. B. Auftragsverarbeiter (https://chatvise.de – Chester Roussos, Klarweg 27, 85399 Hallbergmoos)

6. Herkunft der Daten
   Geben Sie an, dass alle personenbezogenen Daten direkt von den Nutzer:innen im Chat eingegeben werden und keine externen Datenquellen genutzt werden.

7. Automatisierte Entscheidungsfindung
   Weisen Sie darauf hin, dass keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung stattfinden.
   Beispiel: „Der Chatbot führt keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Bewertung der Nutzer:innen durch.“

8. Betroffenenrechte
   Erläutern Sie die Rechte der Nutzer:innen gemäß Art. 15 ff. DSGVO:
   Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch.

9. Kontaktdaten des Verantwortlichen
   Geben Sie Ihre vollständigen Kontaktdaten als Websitebetreiber an (Name, Anschrift, E-Mail, Telefon).

10. Datenschutzbeauftragte:r (falls vorhanden)
    Fügen Sie die Kontaktdaten Ihrer Datenschutzbeauftragten Person hinzu, sofern Ihr Unternehmen dazu verpflichtet ist.

11. Übermittlung in Drittländer
    Beschreiben Sie, dass Daten auf Servern in der EU (AWS Frankfurt) verarbeitet werden. Weisen Sie darauf hin, dass zusätzlich eine Übermittlung an Dienstleister außerhalb der EU/EWR (z. B. USA) erfolgen kann und diese auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO (EU-Standardvertragsklauseln / EU-US Data Privacy Framework) erfolgt.

12. Zusätzliche Informationen / Transparenz über KI-Einsatz
    Fügen Sie einen klaren Hinweis hinzu, dass der Chatbot KI-gestützt arbeitet.

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2. Einwilligung & Rechtsgrundlage

Je nach Funktionsumfang des Chatbots kann eine aktive Einwilligung der Website-Besucher:innen erforderlich sein.

• Wann Einwilligung nötig ist:
  Wenn der Chat personenbezogene Daten erfasst oder speichert (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Gesprächsinhalte).

• Wann keine Einwilligung nötig ist:
  Bei rein anonymen, technischen Anfragen, die keine Rückschlüsse auf Personen zulassen, kann die Verarbeitung auf berechtigtem Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) basieren.

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3. Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag)

Bei der Nutzung von Chatvise sind Sie Verantwortliche:r im Sinne der DSGVO,
während Chatvise – Chester Roussos (Einzelunternehmen) als Auftragsverarbeiter agiert.

• Abschlusszeitpunkt: Der AV-Vertrag wird beim Anlegen einer Domain geschlossen. Im Rahmen dieses Schritts bestätigen Sie die Rechtstexte, einschließlich des AV-Vertrags.
• Download: Eine aktuelle Fassung des AV-Vertrags ist auf unserer Website in den AGB verlinkt und kann dort jederzeit heruntergeladen werden.

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4. Technische Integration

Für eine sichere und datenschutzkonforme Nutzung des Chatbots sind nur wenige technische Schritte erforderlich:

1. Ihre Website sollte über HTTPS (TLS/SSL) erreichbar sein, damit alle Daten verschlüsselt übertragen werden.
2. Fügen Sie das bereitgestellte Chatvise-Code-Snippet gemäß der Anleitung unter Domain-Einstellungen → Integration ein.
3. Testen Sie den Chatbot im Testmodus, bevor Sie ihn live schalten.

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5. Einstellungen im Dashboard

Konfigurieren Sie die folgenden Optionen, um die Nutzung des Chatbots DSGVO-konform zu gestalten:

Datenschutzhinweis aktivieren

• Öffnen Sie im Reiter „Allgemein“ die Option Datenschutzhinweis.
• Aktivieren Sie den Schalter, damit vor Chatstart ein kurzer Hinweis zur Datenverarbeitung angezeigt wird.
• Tragen Sie dort einen verständlichen Hinweistext ein und fügen Sie den Link zu Ihrer Datenschutzerklärung hinzu.
• Weisen Sie außerdem darauf hin, dass der Chatbot KI-gestützt arbeitet, beispielsweise im Chatbot-Titel, in der Beschreibung oder in der Begrüßungsnachricht.

Automatische Chat-Löschung aktivieren

• Menü: Einstellungen → Auto-Löschung
• Wählen Sie eine Löschfrist von 30 / 60 / 90 / 180 / 360 Tagen.

Kontakterfassung prüfen

• Aktivieren Sie E-Mail- oder Telefonnummer-Abfragen nur,
  wenn Ihre Datenschutzerklärung dies ausdrücklich erwähnt.
• Falls nicht enthalten → Funktion deaktiviert lassen.

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6. Cookies & Consent

• Das Chatvise-Widget setzt keine Tracking-Cookies.
• Prüfen Sie dennoch, ob auf Ihrer Website weitere Tools aktiv sind (z. B. Google Analytics, Meta-Pixel, Fonts etc.).
• Diese Tools können unabhängig vom Chatbot eine Einwilligung über Ihr Consent-Management-Tool erfordern.
• Stellen Sie sicher, dass Besucher:innen jederzeit über alle aktiven Dienste informiert sind.

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7. Zusammenfassung

Grundsätzlich sind nur drei einfache Schritte erforderlich, um Ihren Chatvise-Chatbot DSGVO-konform einzurichten: