DSGVO-konforme Integration

Diese Anleitung zeigt, wie Sie den Chatvise-Chatbot DSGVO-konform einsetzen.
Sie behandelt alle relevanten Punkte zu Datenschutzerklärung, Einwilligung, AV-Vertrag, technischer Integration und Einstellungen im Dashboard.

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1. Datenschutzerklärung

Ergänzen Sie Ihre eigene Datenschutzerklärung um die Nutzung des Chatvise-Chatbots.
Die folgenden Punkte sollten individuell angepasst und vollständig aufgenommen werden, um Besucher:innen transparent über die Datenverarbeitung zu informieren:

1. Datenkategorien
   Beschreiben Sie, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden z. B. Inhalte von Chatnachrichten, freiwillig eingegebene Angaben (Name, E-Mail, Telefonnummer) oder technische Metadaten wie IP-Adresse und Zeitstempel.

2. Zweck der Verarbeitung
   Erklären Sie, warum die Daten erhoben werden etwa zur Beantwortung von Anfragen, Kundenkommunikation, Support-Abwicklung oder Produktberatung.

3. Rechtsgrundlage
   Geben Sie an, auf welcher Grundlage die Verarbeitung erfolgt typischerweise

   • Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), wenn Nutzer:innen aktiv Daten eingeben, oder
   • berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bei rein technischen, anonymen Chat-Interaktionen.

4. Speicherdauer
   Definieren Sie, wie lange Chat-Daten gespeichert werden.
   Beispiel: „Chatverläufe werden automatisch nach [X Tagen] gelöscht.“
   (Die Löschfrist kann im Chatvise-Dashboard individuell festgelegt werden.)

5. Empfänger der Daten
   Nennen Sie, an wen die Daten ggf. übermittelt werden z. B. Auftragsverarbeiter (Chatvise – Chester Roussos, Klarweg 27, 85399 Hallbergmoos).

6. Herkunft der Daten
   Geben Sie an, dass alle personenbezogenen Daten direkt von den Nutzer:innen im Chat eingegeben werden und keine externen Datenquellen genutzt werden.

7. Automatisierte Entscheidungsfindung
   Weisen Sie darauf hin, dass keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung stattfinden.
   Beispiel: „Der Chatbot führt keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Bewertung der Nutzer:innen durch.“

8. Betroffenenrechte
   Erläutern Sie die Rechte der Nutzer:innen gemäß Art. 15 ff. DSGVO:
   Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch.

9. Kontaktdaten des Verantwortlichen
   Geben Sie Ihre vollständigen Kontaktdaten als Websitebetreiber an (Name, Anschrift, E-Mail, Telefon).

10. Datenschutzbeauftragte:r (falls vorhanden)
    Fügen Sie die Kontaktdaten Ihrer Datenschutzbeauftragten Person hinzu, sofern Ihr Unternehmen dazu verpflichtet ist.

11. Übermittlung in Drittländer
    Beschreiben Sie, dass keine Datenübermittlung in Drittländer außerhalb der EU/EWR erfolgt.
    Alle Daten werden auf AWS Frankfurt (Deutschland) gehostet, und OpenAI-Modelle werden mit Zero-Data-Retention genutzt.

12. Zusätzliche Informationen / Transparenz über KI-Einsatz
    Fügen Sie einen klaren Hinweis hinzu, dass der Chatbot KI-gestützt arbeitet.

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2. Einwilligung & Rechtsgrundlage

Je nach Funktionsumfang des Chatbots kann eine aktive Einwilligung der Website-Besucher:innen erforderlich sein.

• Wann Einwilligung nötig ist:
  Wenn der Chat personenbezogene Daten erfasst oder speichert (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Gesprächsinhalte).

• Wann keine Einwilligung nötig ist:
  Bei rein anonymen, technischen Anfragen, die keine Rückschlüsse auf Personen zulassen, kann die Verarbeitung auf berechtigtem Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) basieren.

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3. Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag)

Bei der Nutzung von Chatvise sind Sie Verantwortliche:r im Sinne der DSGVO,
während Chatvise – Chester Roussos (Einzelunternehmen) als Auftragsverarbeiter agiert.

• Abschlusszeitpunkt: Der AV-Vertrag wird beim Anlegen einer Domain geschlossen. Im Rahmen dieses Schritts bestätigen Sie die Rechtstexte, einschließlich des AV-Vertrags.
• Download: Eine aktuelle Fassung des AV-Vertrags ist auf unserer Website in den AGB verlinkt und kann dort jederzeit heruntergeladen werden.

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4. Technische Integration

Für eine sichere und datenschutzkonforme Nutzung des Chatbots sind nur wenige technische Schritte erforderlich:

1. Ihre Website sollte über HTTPS (TLS/SSL) erreichbar sein, damit alle Daten verschlüsselt übertragen werden.
2. Fügen Sie das bereitgestellte Chatvise-Code-Snippet gemäß der Anleitung unter Domain-Einstellungen → Integration ein.
3. Testen Sie den Chatbot im Testmodus, bevor Sie ihn live schalten.

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5. Einstellungen im Dashboard

Konfigurieren Sie die folgenden Optionen, um die Nutzung des Chatbots DSGVO-konform zu gestalten:

Datenschutzhinweis aktivieren

• Öffnen Sie im Reiter „Allgemein“ die Option Datenschutzhinweis.
• Aktivieren Sie den Schalter, damit vor Chatstart ein kurzer Hinweis zur Datenverarbeitung angezeigt wird.
• Tragen Sie dort einen verständlichen Hinweistext ein und fügen Sie den Link zu Ihrer Datenschutzerklärung hinzu.
• Weisen Sie außerdem darauf hin, dass der Chatbot KI-gestützt arbeitet, beispielsweise im Chatbot-Titel, in der Beschreibung oder in der Begrüßungsnachricht.

Automatische Chat-Löschung aktivieren

• Menü: Einstellungen → Auto-Löschung
• Wählen Sie eine Löschfrist von 30 / 60 / 90 / 180 / 360 Tagen.

Kontakterfassung prüfen

• Aktivieren Sie E-Mail- oder Telefonnummer-Abfragen nur,
  wenn Ihre Datenschutzerklärung dies ausdrücklich erwähnt.
• Falls nicht enthalten → Funktion deaktiviert lassen.

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6. Cookies & Consent

• Das Chatvise-Widget setzt keine Tracking-Cookies.
• Prüfen Sie dennoch, ob auf Ihrer Website weitere Tools aktiv sind (z. B. Google Analytics, Meta-Pixel, Fonts etc.).
• Diese Tools können unabhängig vom Chatbot eine Einwilligung über Ihr Consent-Management-Tool erfordern.
• Stellen Sie sicher, dass Besucher:innen jederzeit über alle aktiven Dienste informiert sind.

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7. Zusammenfassung

Grundsätzlich sind nur drei einfache Schritte erforderlich, um Ihren Chatvise-Chatbot DSGVO-konform einzurichten: